Ter um bom desempenho deve ser uma prioridade para os escritórios, já que é a forma mais objetiva de se destacar da concorrência.
E a concorrência é cada vez mais acirrada, com mais de 1 milhão de advogados inscritos na OAB e muitos iniciando seu próprio negócio. Por isso, é necessário eliminar os fatores que prejudicam o desempenho do escritório.
Entre eles, um dos mais comuns é a baixa produtividade. Felizmente, existem estratégias que permitem aumentar a produtividade da equipe, sem prejudicar a qualidade do trabalho desenvolvido no escritório: o software para advogados é uma ferramenta que colabora significativamente para essas estratégias.
Gestão do tempo
O primeiro passo para uma maior produtividade é aprimorar a gestão do tempo; ou, em outras palavras, organizar o tempo disponível para realizar as tarefas mais importantes.
A gestão do tempo só pode ser realizada de maneira eficiente se houver um controle sobre as tarefas pendentes e os respectivos prazos.
Nesse sentido, um software para advogados é extremamente útil. Uma de suas funções é justamente controlar os prazos processuais, permitindo acompanhar quais atos estão pendentes em cada processo. Dessa forma, a equipe pode priorizar o uso do seu tempo para não perder nenhum prazo.
Automatização
Outro passo para aumentar a produtividade nos escritórios de advocacia é automatizar aquelas tarefas de natureza mais mecânica, que precisam ser realizadas, mas trazem poucos benefícios para o negócio. É o caso da atualização do status dos processos e da pesquisa de publicações em Diários Oficiais.
O software jurídico é um aliado importante para a automatização. Se o escritório adota uma ferramenta capaz de executar essas tarefas mecânicas de forma automática, os advogados têm mais tempo livre para se dedicar ao que realmente interessa. Por exemplo, mais tempo para fazer networking e prospectar clientes de alto perfil, que vão alavancar a receita do escritório.
Divisão de atividades
Em um escritório de advocacia, assim como nas empresas de forma geral, ninguém trabalha sozinho.
Centralizar excessivamente as atividades em uma única pessoa acaba prejudicando a produtividade geral: quem acumula as atividades fica sobrecarregado e quem não recebe demandas fica ocioso. Logo, a divisão adequada entre todos da equipe é muito importante.
O software jurídico também pode colaborar para essa divisão, já que ele permite delegar tarefas.
Para a gestão de escritório de advocacia, essa funcionalidade é uma das mais utilizadas: sempre que um processo exige uma ação, o gestor pode delegar para um dos colaboradores, que é notificado da atividade e do prazo disponível para realizá-la. Depois, o gestor ainda pode acompanhar o avanço dessa atividade até sua conclusão.
Mobilidade no trabalho
Poder trabalhar a qualquer hora e de qualquer lugar traz um reforço à produtividade. Mesmo longe do escritório de advocacia – durante um evento, uma reunião, a espera por uma audiência –, o advogado pode adiantar tarefas mais simples e, no final do dia, consegue riscar mais itens de sua lista. E a responsável por essa possibilidade é a internet.
Naturalmente, essa mobilidade no trabalho exige que as ferramentas utilizadas no escritório sejam acessível fora dele. É o caso do software jurídico online, que o advogado pode acessar de qualquer aparelho, seja computador, tablet ou smartphone, conectado à internet.
Tomando medidas para a gestão da produtividade, o escritório de advocacia consegue apresentar um desempenho melhor para os clientes e os processos que já tem. Além disso, é capaz também de assumir mais clientes e processos, promovendo o crescimento do negócio.
